Besoin d’aide technique sur Hubspot ? Ce qu’il faut rechercher et pourquoi

Vous avez déployé Hubspot mais n'obtenez pas la valeur attendue. Vos équipes marketing et commerciales sont frustrées. C'est une situation courante qui peut être aisément être résolue.

3 mois après avoir paramétré Hubspot pour votre entreprise, vous et vos équipes marketing et commerciales restent frustrées car cela ne délivre pas de manière flagrante la promesse initiale. 

C’est une situation classique, qui peut – rassurez vous – être aisément rétablie. 

La première chose à faire est de faire appel à de l’aide extérieure experte, soit par l’embauche d’un collaborateur, ou le recours à un freelance ou une agence très expérimentée sur cette plateforme. Voici comment se rassurer en faisant rentrer la bonne ressource, afin de vous faire passer d’un sentiment de chaos à une situation stable et ordonnée.

Toujours commencer par la donnée

Combien de fois avons nous entendu ?

Si cela vous semble un tant soit peu familier, ne vous inquiétez pas. Cependant, cela ne signifie pas que vous ne devrez pas accorder une certaine attention à vos données avant d’entamer toute reprise de projet technique. Comme vous le savez, qui sème la pagaille récolte…. la pagaille! Lorsqu’il s’agit de données, la qualité est primordiale.

Tout projet technique doit commencer par un examen et un audit complets de vos données actuelles. Cela inclut la qualité, l’exactitude et l’exhaustivité des données contenues dans votre CRM ou votre plateforme d’emailing ou de marketing automation. En parallèle, un examen approfondi des critères de votre segmentation marketing, et, si vous utilisez des sources de données externes, un analyse précise des flux véhiculés sont incontournables.

Si vous migrez d’une plateforme à une autre, ou si vous intégrez une plateforme à une autre, il y a des exigences supplémentaires en matière de données. Quelles informations vont transiter d’un système à l’autre ? Ces champs doivent être mis en correspondance. À quelle fréquence les données seront-elles synchronisées ? Il est important de couvrir TOUS vos besoins en matière de données avant de commencer à migrer quoi que ce soit.

Une fois terminé, vous devriez avoir un document formalisé contenant votre stratégie de données basée sur vos objectifs de chiffre d’affaires (marketing et ventes). La stratégie de données comprendra la manière d’ajouter, de nettoyer, de maintenir, de segmenter vos données, d’organiser, et enfin gérer ces différentes listes. Travail fastidieux certes, qui vous fera gagner un temps absolument considérable dès les premières semaines suivant sa mise en oeuvre.

Recherchez un processus défini, éprouvé et déjà testé

Même si après tout…”c’est du Hubspot”, notre expérience nous a appris que chaque client est différent. Cela ne signifie pas que vous devez repartir de zéro pour votre projet d’installation, de migration ou d’intégration.

 

Vous devez rechercher un partenaire capable de vous apporter une méthodologie éprouvée, qui doit être fondée sur les expériences et les enseignements tirés de projets antérieurs.

Par exemple, notre processus utilise une série d’ateliers pour recueillir vos exigences. Au cours de ces ateliers, nous ne nous contentons pas de vous demander ce dont vous avez besoin, mais nous discutons de vos cas d’utilisation et de la manière dont nous pouvons suggérer que votre technologie soit configurée pour fonctionner exactement de la manière dont vous avez besoin que le système fonctionne.

L’un des livrables de ces ateliers est ce que nous appelons “le manuel d’instruction” de votre projet. L’équipe technique dispose ainsi d’un ensemble précis d’instructions détaillées pour effectuer son travail.

Il donne également à nos consultant qualité le même ensemble d’instructions qu’ils utiliseront pour tester votre configuration après sa mise en place.

 

Ce processus en boucle fermée est important pour une livraison rapide et pour éviter les retards de projet à un stade avancé, comme les allers-retours associés à la réparation de processus défectueux et la frustration lorsque les représentants ou les responsables du marketing commencent à utiliser le logiciel.

Comprenez bien les étapes du déroulé

Il est essentiel que vous compreniez en amont TOUTES les étapes associées à votre projet.

 

Il est possible que votre contact chez HubSpot n’ait pas de connaissances techniques approfondies et que, lorsque vous avez acheté le logiciel, le travail détaillé pour connecter HubSpot à telle ou telle plateforme tierce n’ait pas été discuté ou examiné en détail.

Ce n’est pas la faute de HubSpot. Ils ne font pas ce genre de travail, mais il est important que vous sachiez vraiment ce qui devra être fait, combien de temps cela prendra, qui doit être impliqué dans votre équipe et quel pourrait être l’investissement de votre côté.

Vous devriez attendre un plan clair et net des prochaines étapes et du temps que chacune d’entre elles prendra. Par exemple, nous commençons par les données, mais tout le monde n’adopte pas cette approche.

Bien définir le périmètre et les rôles de chacun

Vous n’avez plus envie d’entendre ce type de phrases.

A chaque tâche, ses responsables …et sa durée.

 

Soyez conscients et clairs sur le temps effectif que vous ou les membres de votre équipe pourrez véritablement accorder à ce projet.

 

Dans la plupart des cas, nos clients ont évidemment d’autres responsabilités qui leur prennent du temps.

 

Ces engagements doivent être identifiés dès le départ et planifiés. Tout le monde doit être sur la même longueur d’onde avant de commencer à organiser des réunions, à engager du temps et entrer dans le piège classique des circuits d’approbation.

L'expérience est d'une importance capitale

Au quotidien, il est fréquent que vous souhaitiez toujours le médecin, l’avocat ou le comptable le plus expérimenté pour vous aider. Vous ne demandez jamais le médecin le moins cher lorsque vous devez vous faire opérer. Vous voulez des personnes expérimentées, de sorte que lorsqu’elles font face à une situation, elles l’ont déjà vue et peuvent immédiatement se relever les manches pour relever le défi.

Vous devriez adopter la même approche avec votre intégration technique HubSpot.

Investissez dans la véritable expérience, la rigueur des processus, la méthodologie et les meilleurs talents.

Alors que plus de la moitié des projets CRM et de transformation digitale ne voient pas le jour dans les temps, vous ne voulez pas avoir à réaliser ce projet deux fois alors que vous pouvez le faire correctement dès la première fois.

 

Ne vous limitez pas à l’agence, à l’ESN ou au partenaire “sur étagère” que vous envisagez pour vous aider dans ce travail technique. Renseignez-vous sur les personnes qui travailleront sur votre projet. Combien d’installations ont-elles réalisées ? Combien de migrations ? Combien d’intégrations ? Quels ont été les projets les plus difficiles ? Comment ont-ils relevé ces défis ? Quelles sont les solutions qu’ils ont trouvées pour certaines des situations les plus difficiles ?

 

Ces projets de déploiement et d’intégration ne sont pas simples – car uniques ! -, car la plupart des entreprises ont des exigences – uniques ! –  très spécifiques à prendre en compte.

 

Si votre équipe informatique interne se charge de ce projet, elle doit être prête à le gérer. Si vous envisagez de faire appel à un partenaire pour vous aider, vous devez être prêt à trouver le meilleur partenaire pour votre projet.

Conseil et to-do list du jour

Vous pouvez commencer à formaliser votre cahier des charges, mais d’après notre expérience, celui-ci risque de déjà subir une première érosion à peine fini d’écrire. 

 

Une meilleure première étape consiste à obtenir un retour d’information détaillé de la part de vos utilisateurs, y compris du marketing, des ventes et du service client.

En suivant la règle de Pareto (20% des demandes apporteront 80% des bénéfices), cela alimentera  grandement les deux premiers ateliers lorsque nous écoutons (et challengeons ), votre situation actuelle et vos cas d’utilisation.

Vous devriez également clarifier votre meilleur calendrier et le partager avec votre équipe technique ou votre partenaire technique. Ils devraient être en mesure de vous dire si c’est raisonnable ou non.

Dans le même temps, vous pouvez également définir le temps et les ressources que vous allez véritableement consacrer au projet. Toutes ces informations devraient rendre la planification de votre installation, de votre migration ou de votre intégration beaucoup plus facile et plus claire pour toutes les personnes concernées.

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